文書管理の対策

文書情報マネジメントとは

企業や行政機関の文書管理の規則や規定では、文書のライフサイクル（「発生」「伝達」「活用」「保管」「保存」「廃棄」）が導入されています。

こうした文書のライフサイクルに則した文書情報マネジメントとして、効率的に管理するためハードウェア・ソフウェアトやコンテンツを機能的に組み合わせて、目的に応じて文書情報を有効に活用していきます。

文書情報マネジメントは、文字通り、マネジメントシステムなので、計画（Plan）と実行（Do）、監査（Check）と改善（Action）という「PDCAサイクル」に則って運用することになります。

尚、こうしたマネジメントシステムは、一度、構築したからといってそれで終わりというものではなく、時代に合わせて常に改善し続けていく必要があります。

文書管理の対策

これまでは、企業や組織の管理要素として「ヒト・モノ・カネ」が重要とされていましたが、情報システムが進んだ昨今では、これらの要素に「情報」が加わりました。

こうした情報は、何らかの形で「文書」として扱われていますが、文書そのものが業務を営んでいくための源となっています。通常、文書は情報の伝達や記録のために作成されていますが、廃棄されない限り蓄積され続けていきます。そのため、文書管理の対策が重要となります。

文書は事業経営の記録や証拠となるため、法律で保存することが義務づけられていますので、事務所やオフィスなりで保管するなり、特定の倉庫などで保存しておく必要があります。

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膨大な量の書類を保管するために、東京都では地代家賃がかさばってお困りの企業様も多いはず。

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